Was ist das EES?

Das neue Entry/Exit-System ersetzt ab Oktober 2025 das manuelle Pass-Stempeln für Drittstaatsangehörige, die in den Schengen-Raum einreisen. Bei der ersten Einreise werden biometrische Daten (Fingerabdrücke & Gesichtsfoto) digital erfasst und gespeichert – zusammen mit den Reisedaten.

Wann startet es?

Geplanter Start: 12. Oktober 2025
Die Einführung erfolgt gestaffelt über mehrere Monate bis Anfang 2026. Irland und Zypern sind nicht betroffen.

Wer ist betroffen?

Alle Reisenden aus Nicht-EU-Ländern, die visumfrei für Geschäftsreisen oder Kurzaufenthalte in den Schengen-Raum einreisen (max. 90 Tage innerhalb von 180 Tagen). Auch deutsche Unternehmen mit Reisenden aus Drittstaaten müssen diese Regelung beachten.

Was passiert an der Grenze?

Bei der ersten Einreise:

• Pass vorlegen
• Fingerabdrücke und Gesichtsfoto erfassen lassen (entweder am Automaten oder durch Beamte)
• Aufenthaltsdaten werden automatisch berechnet und gespeichert

Bei späteren Einreisen: Wiedererkennung anhand gespeicherter Daten, keine vollständige Neuerfassung notwendig.

Wichtige Risiken & Vorteile

Risiken bei schlechter Vorbereitung:

• Lange Wartezeiten an Flughäfen
• Verunsicherung bei Reisenden
• Probleme bei kurzfristigen Einsätzen

Vorteile bei guter Vorbereitung:

• Schnellere Abwicklung bei Folgeeinreisen
• Höhere Sicherheit & Transparenz
• Einhaltung der 90/180-Regel wird vereinfacht

Was Travel Manager jetzt tun sollten:

Maßnahme	Beschreibung
Mitarbeitende informieren	Frühzeitig aufklären, was bei der ersten Einreise auf sie zukommt
Zeitpuffer einplanen	Für betroffene Reisen längere Aufenthaltszeiten an der Grenze kalkulieren
Dokumente checken	Gültigkeit der Pässe prüfen, idealerweise 6 Monate über Reisedatum hinaus
Compliance im Blick behalten	Aufenthaltsdauer regelmäßig kontrollieren, um Verstöße gegen 90/180-Tage-Regel zu vermeiden
Prozesse mit TMC abstimmen	Travel Management Company einbinden, um Mitarbeitende aktiv zu unterstützen

 

Und danach?

Das EES ist nur der erste Schritt. Ab 2026 folgt ETIAS – eine verpflichtende Reisegenehmigung vor Abflug. Unternehmen sollten schon jetzt digitale Lösungen in ihr Travel Management integrieren.

 

Fazit:
Das EES ist keine Zukunftsmusik mehr. Ab Oktober 2025 ist es Realität – und Unternehmen, die ihre Geschäftsreisen professionell vorbereiten, sichern sich auch künftig reibungslose Abläufe. Jetzt handeln und frühzeitig informieren!