Allein im vergangenen Jahr war in 69 Prozent aller Unternehmen mindestens eine Geschäftsreise von Verspätungen oder Annullierungen so stark betroffen, dass ein Meeting nicht stattfinden konnte. In den meisten Firmen sind zwei bis drei Geschäftsreisen im Jahr 2017 auf diese Weise ausgefallen. Das sind Ergebnisse der aktuellen Umfrage „Chefsache Business Travel 2018“, einer Initiative von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV), für die mehr als 200 Führungs- und Fachkräfte befragt wurden. Besonders betroffen: Dienstleistungsfirmen und der Mittelstand.

Die gleiche Befragung ergab, dass zwei Drittel der Geschäftsreisenden schon mindestens einmal von Bahnverspätungen wegen umgeleiteter Züge betroffen war; ebenso viele von Ausfällen oder Verspätungen wegen eines Unwetters. Die Konsequenzen sehen unterschiedlich aus: 42 Prozent versuchen, eigenständig eine neue Verbindung zu buchen, 13 Prozent suchen auf dem Smartphone nach einer Ausweichmöglichkeit und 23 Prozent baten Kollegen, sich um das Umbuchen zu kümmern. Nur 14 Prozent kontaktieren ihr Geschäftsreisebüro. Diese Option sollten Sie jedoch wählen, denn die dortigen Spezialisten haben Zugriff auf alle relevanten Informationen und können besonders schnell eine Alternative finden!

Der Ärger mit unzuverlässigen Transportdiensten

Verspätungen und Ausfälle durch Streiks oder Unwetter sind ärgerlich für jedes Unternehmen. Doch im konkreten Einzelfall sind vor allem die Mitarbeiter selber in einer misslichen Lage. Was tun, wenn die Anzeigetafel am Bahnhof oder Flughafen den Ausfall der Verbindung ankündigt? Wenn der Nachrichtensprecher von Streiks der Fluglotsen, Piloten oder Lokführer berichtet? Oder wenn schon in der Nacht vor der geplanten Reise ein Unwetter tobt? Da gilt vor allem, Ruhe zu bewahren und Lage sowie Handlungsoptionen zu analysieren. Dabei hilft auch der Geschäftsreisepartner.

Seit die EU die Fahrgastrechte bei Zugverspätungen oder gar Ausfällen gestärkt hat, bekommen Reisende zumindest eine Entschädigung. Anders als landläufig angenommen, steht diese Entschädigung zunächst sogar dem Reisenden selber als Entschädigung für seinen zusätzlichen Stress zu – nicht dem Unternehmen. Bei der Bahn gilt ab 60 Minuten Verspätung am Zielbahnhof ein Rabatt von 25 Prozent des gezahlten Fahrpreises für die einfache Fahrt, ab 120 Minuten Verspätung 50 Prozent. Eine Bestätigung der Verspätung sollten sich Geschäftsreisende vom Zugpersonal oder am Schalter geben lassen, danach erfolgt der Antrag. Bei Verspätungen ab 20 Minuten darf auf einen anderen Zug umgestiegen werden. Bei Zugausfällen beispielsweise aufgrund eines Unwetters wird zumeist die Zugbindung ganz aufgehoben und Reisende dürfen jede Bahn unabhängig von ihrem gekauften Ticket nutzen. Unter bestimmten Voraussetzungen (etwa bei mehr als 60 Minuten Verspätung) dürfen auch andere Verkehrsmittel wie Mietwagen genutzt werden.

Auch Fluggästen steht laut EU-Verordnung eine Ausgleichszahlung zu – auch hier für den Dienstreisenden, der den Schaden mit der Verspätung hatte. Allerdings kann es durchaus sein, dass das Unternehmen vom Mitarbeiter wiederum verlangt, die Entschädigung an ihn abzutreten. Automatisch passiert das aber nicht. Verspätet sich der Abflug einer Geschäftsreise um mehr als drei Stunden, besteht Anspruch auf 250 bis zu 600 Euro je nach Flugstrecke, vorausgesetzt, die Gesellschaft ist selbst für die Verspätung verantwortlich. Gleiches gilt auch für annullierte Flüge.

Das Verbraucherportal des Bundesministeriums informiert darüber, welche Ansprüche und Möglichkeiten bei Bahn, Bus, Flugzeug oder Schiff bestehen.

Außergewöhnliche Umstände: Streik und Unwetter

Diese Entschädigungen müssen von Bahn oder Fluggesellschaft nicht gezahlt werden, wenn außergewöhnliche Umstände vorliegen. Ein Streik des Flugpersonals fällt beispielsweise darunter – beziehungsweise wird von Fluggesellschaften so eingestuft. Auch wenn sich fremde Personen auf den Gleisen befinden oder überraschend ein Unwetter tobt, ist das ein nicht von dem Reiseunternehmen zu verantwortender Umstand. Gerade Unwetter kommen überraschend und legen dann einen Großteil des Zug- und Flugverkehrs lahm. Bei Streiks und Unwettern bei Bahn oder Flug erhalten Reisende dann leider keine Ausgleichszahlung für Ausfall oder Verspätung. Allerdings stehen ihnen kostenlose Snacks, Umbuchungen und alternative Beförderungen zu.

Reisewarnungen: Unbedingt vorher schlau machen!

Relevant ist für den Geschäftsreisenden, wenn er selbst von einer geplanten Reise aufgrund einer Warnung beispielsweise des Auswärtigen Amtes zurücktritt. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Mitarbeiter in Ausübung ihrer Tätigkeit gegen Gefahren für Leben und Gesundheit zu schützen. Kosten für Notfallrückholung und andere Sicherheitsmaßnahmen trägt natürlich die Firma. Zudem muss sie Maßnahmen zur Information und Schutzvorkehrungen treffen. Bei der Erstellung von Informationsdiensten, Hotlines und Notfallplänen hilft beispielsweise ein Geschäftsreisebüro, damit Dienstreisende den größtmöglichen Schutz erhalten. Achtung: Einfach aufgrund einer Reisewarnung zurückzutreten und eine Geschäftsreise zu verweigern, das kann zu einer Kündigung führen!

Was tun bei Streik, Unwetter oder Reisewarnung?

Idealerweise haben Dienstreisende eine App des Geschäftsreisebüros auf dem Smartphone, über die sie automatisch alternative Reiserouten angezeigt bekommen. Aber selbst ohne diese Funktion kommt man weiter: Bei einem Streik fallen beispielsweise oft nicht alle Züge aus. Zug- und Schalterpersonal oder Online-Notfallpläne zeigen die nicht betroffenen Verbindungen an. Denken Sie außerdem um die Ecke: Selbst wenn die nächste Bahn in Karlsruhe statt Stuttgart hält, kann die restliche Strecke eventuell mit einem Mietwagen schneller zurückgelegt werden, als wenn Sie stundenlang auf den idealen Zug warten. Andere Eisenbahngesellschaften wie TransDev oder Netinera oder – ganz neu – der Flixtrain können auch zum Ziel führen. Flixtrain fährt beispielsweise Berlin, Hamburg, Hannover, Frankfurt, Köln und Stuttgart an. Ebenfalls neu: Der österreichische Kooperationspartner WESTbahn will mit seinen Doppelstockzügen ab Fahrplanwechsel im Dezember 2018 auch München von Wien aus über Linz und Salzburg anbinden. Mietwagen und Fernbusse sind ebenfalls eine Alternative. Kreative kommen also oftmals schneller als Ziel!