Viele Geschäftsreisen sind geprägt von langen Umsteigezeiten, stressigen Meetings und kurzen Pausen. Produktives Arbeiten scheint da kaum möglich. Unsere aktuelle Umfrage „Chefsache Business Travel 2018“ zeigt allerdings, dass jeder zweite Mitarbeiter auf Geschäftsreise genauso produktiv arbeitet wie am heimischen Arbeitsplatz. 35 Prozent der Befragten gaben sogar an, unterwegs produktiver zu sein. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps und zeigen, worauf Sie achten sollten, wenn sie unterwegs arbeiten.

Vorsicht beim Datenschutz

Häufig müssen wichtige Telefonate auf Geschäftsreisen wortwörtlich zwischen Tür und Angel geführt werden. Bei solchen Gesprächen sollten Sie unbedingt darauf achten, keine sensiblen Informationen am Telefon preis zu geben, denn im Zweifel geraten diese Informationen an die falschen Ohren. Suchen Sie sich vorab einen ruhigen Platz oder führen Sie das Gespräch gleich im Hotelzimmer. Wenn Sie an öffentlichen Plätzen am Laptop arbeiten – sei es in der Abflughalle oder im Café – ist ein Blickschutzfilter für den Laptop ratsam. Die Folie lässt sich leicht über den Bildschirm kleben und verhindert, dass Ihr Sitznachbar unbemerkt mitlesen kann, wenn Sie gerade wichtige E-Mails schreiben. Auch bei der Wahl des Internetzuganges ist Vorsicht geboten. Wichtige und vertrauliche Dokumente sollten Sie nicht über das Internet im nächstgelegenen Café verschicken, sondern lieber eine sichere Internetverbindung nutzen.

Mobile Arbeitsplätze finden

Gerade in Großstädten ist es nicht leicht, einen ruhigen Platz zum Arbeiten zu finden. Über dayuse.com können Sie Tageszimmer mieten – Hotelzimmer, die am Tag leer stehen und als Arbeitsplatz oder Rückzugsort genutzt werden können. Die Zimmer werden bis zu 75 Prozent günstiger als der reguläre Übernachtungspreis angeboten und können jederzeit wieder storniert werden. Der Service wird mittlerweile in 16 Ländern angeboten. Eine andere Möglichkeit ist ein Coworking-Space, wo Sie in der Regel eine ruhige Arbeitsatmosphäre mit guter Infrastruktur vorfinden. Die Räume lassen sich zum Beispiel über die App Cubefree finden und können auch kurzfristig angemietet werden. Wenn Sie nur wenig Zeit haben und gar nicht erst in die Stadt kommen, können Sie auch an vielen Flughäfen Konferenz- und Tagungsräume anmieten.

Auch unterwegs online

Ein Internetzugang ist häufig die wichtigste Voraussetzung, um auch auf Geschäftsreise produktiv arbeiten zu können. So sagen auch 89 Prozent der Befragten, dass gute Arbeitsbedingungen wie beispielsweise stabiles Internet einen starken bzw. eher starken Einfluss auf die Produktivität während einer Dienstreise hätten. Zwar gibt es inzwischen an allen Flughäfen und auch in den meisten Zügen mobiles Internet, doch teilweise ist dies limitiert, langsam – oder es funktioniert gar nicht. Und sobald Sie das Flughafengebäude oder den Zug verlassen, ist das nächste öffentliche Netz nicht immer schnell zu finden. Einfacher ist es, wenn Sie Ihr eigenes Netzwerk gleich dabei haben. Mit portablen WLAN-Routern sind Sie nicht auf andere Netze angewiesen und können unbegrenzt surfen. So sind Sie auch auf Geschäftsreisen stets online erreichbar. Außerdem ist das das eigene Netz sicherer als das öffentliche WLAN.

Geräuschkulisse minimieren

Egal, ob im Zugabteil, am Gate oder schon im Flugzeug: Auf dem Weg zu einem Geschäftstermin reisen Sie selten alleine. Laute Geräusche sind für produktives Arbeiten ein häufiges Hindernis. Manchmal helfen hier schon sogenannte Noise-Cancelling-Kopfhörer, mit denen Sie entspannt Musik genießen und alles andere ausblenden können. Aber selbst ohne Musik absorbieren die Kopfhörer die Geräusche um Sie herum. Noch besser eignen sich hier die klassischen Ohrstöpsel, mit denen Sie fast überall unabhängig von Ihrer Umwelt produktiv und ungestört arbeiten können.

Praktische Apps zum Arbeiten

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Apps, die Ihnen bei der Arbeit während der Geschäftsreise helfen können. Mit der App Scanbot lassen sich beispielsweise wichtige Dokumente mit der Kamera des Smartphones einscannen. Die Dokumente werden im PDF- oder JPG-Format abgespeichert und können so direkt per E-Mail weiterverschickt werden. Mit SpeechLive können Sie Ihrem Smartphone Gedanken und Ideen diktieren, wenn Sie gerade einmal nicht selbst tippen können, beispielsweise im Auto. Die Aufzeichnungen werden dann automatisch in fertige Textdokumente umgewandelt.

Wenn Sie auf Ihrer Reise auf neue Geschäftspartner treffen, werden in der Regel fleißig Visitenkarten ausgetauscht. Damit die dort enthaltenden Kontaktdaten nicht sofort verloren gehen, gibt es Camcard. Die Anwendung scannt die Visitenkarte ein und speichert alle Kontaktdaten direkt in Ihrem Smartphone ab. Sollten Sie mit dem neuen Partner ein Geschäft abschließen, können Sie den Vertrag mit Hilfe der App Shake gleich abschließen. Dafür müssen Sie lediglich einige Fragen beantworten und bekommen in wenigen Schritten einen personalisierten Vertrag. Alle Apps sind sowohl im Apple als auch im Google Play Store erhältlich.

Extra-Strom im Gepäck

All das nützt Ihnen aber wenig, wenn bei Ihrem Smartphone oder dem Laptop der Akku leer ist. Wenn Sie sich dann nicht gerade in der Airport Lounge befinden, kann die Suche nach einer Steckdose zum nervenraubenden Unterfangen werden. Um das zu verhindern, gibt es Power Banks, mit denen Sie Ihre mobilen Geräte ganz ohne Stromverbindung aufladen und dadurch weiterarbeiten können.

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