Compliance unterwegs: So helfen Reiserichtlinien Mitarbeitern und Unternehmen

Eine Dienstreise will vorbereitet sein. Die Präsentation für den Kunden, die Agenda für die anstehenden Gespräche – das alles muss bedacht werden. Doch auch jenseits des eigentlichen Zwecks der Reise, muss die Fahrt organisiert werden. Dem Geschäftsreisenden stellen sich schon weit vor Reisebeginn viele Fragen.

Darf ich mir schnell bei Airbnb ein Appartment in Kundennähe buchen? Suche ich mir selbst im Internet die für mich besten Flugzeiten heraus? Üblicherweise gibt es in jedem Unternehmen eine Regelung für Geschäftsreisen. Es darf nicht unbedingt jeder die Buchung vornehmen – das ist teilweise dem Sekretariat, der Personalabteilung oder einem Geschäftsreisebüro vorbehalten. Auch die Frage, über welche Portale die Unterkunft reserviert werden darf, ist meist bekannt. Manachmal weiß darüber aber nur der Chef oder die Personalabteilung Bescheid. Im Idealfall sind all diese Fragen allerdings abgeklärt und übersichtlich für alle in einer Reiserichtlinie zusammengefasst. Laut der Studie „Chefsache Business Travel 2019“ ist dies in 93 Prozent der Firmen der Fall, bei 44 Prozent sind diese strikt einzuhalten. Sie hilft Mitarbeitern und Unternehmen, keine Fehler zu begehen und Geld sowie Arbeitszeit zu sparen.

Üblicherweise regelt eine Reiserichtlinie die folgenden Bereiche:

1. Wer darf eine Geschäftsreise buchen? Der richtige Ansprechpartner und alle Kontaktmöglichkeiten werden sofort sichtbar. Darin steht auch, unter welchen Bedingungen der Mitarbeiter selber buchen darf. Und wer über die Buchung Bescheid wissen muss. Der Chef muss vermutlich wissen, wann sein Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist. Die Personalabteilung braucht ihren Aufenthaltsort auch für Notfälle, denn auch auf Dienstreise übernimmt der Arbeitgeber die Fürsorgepflicht.
2. Wo darf oder sollte gebucht werden? Teilweise erhalten Unternehmen Rabatte, wenn sie eine große Menge Hotelzimmer oder Flugtickets über die selben Anbieter buchen. Dann können auch einfacher Vielfliegermeilen gesammelt werden. Ob der Arbeitnehmer diese dann zu privaten Zwecken verfliegen kann oder nur zu Unternehmenszwecken, das sollte ebenfalls in den Richtlinien klar geregelt sein. 76 Prozent der Geschäftsreisenden sammeln laut Studie Bonuspunkte, fast drei Viertel von ihnen dürfen sie privat nutzen. Ob neue Anbieter wie Airbnb genutzt werden dürfen, ist unterschiedlich – zunehmend aber schon. Nach eigenen Angaben des Buchungsportals haben sich die Geschäftsreisebuchungen auf Airbnb verdreifacht und Firmen haben das Startup in ihr Reisemanagement integriert.
3. Wie bezahle ich die Buchungen? In einigen Fällen wird ausschließlich die firmeneigene Kreditkarte genutzt. In anderen muss der Arbeitnehmer den Betrag mit einer privaten Bezahlmöglichkeit vorstrecken. Diese Vorleistung ist arbeitsrechtlich freiwillig, das Unternehmen kann den Arbeitnehmer nicht dazu zwingen. Für die Abrechnung müssen zwingend die Kosten nachgewiesen werden. Beispielsweise bei Hotelrechnungen ist es einfacher, wenn dort bereits der vollständige Unternehmensname mit Anschrift vermerkt ist und nicht nur der Name des Gasts.
4. Wie teuer darf das Hotel oder der Flug sein? Fast immer existieren Obergrenzen für die Buchung – in 63 Prozent der Unternehmen ist das der Fall. Jeder dritte Arbeitgeber legt Details zur Buchungsklasse oder Art in Richtlinien fest. So ist die Hotelkategorie (z.B. drei Sterne) eingegrenzt und festgeschrieben, ob und wann Business Class im Flugzeug oder erste Klasse bei der Bahn gebucht werden darf. Dabei geht es nicht nur um eine Frage des Kostensparens für die Firma. Persönlich Einfluss auf die Reise nehmen zu können, macht Mitarbeiter zufriedener. 32 Prozent sind glücklicher, wenn sie Mitspracherecht bei der Hotelauswahl haben, 26 Prozent wünschen sich Business Class bei Flügen über drei Stunden.
5. Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen? Es gibt gesetzliche Regelungen, die richten sich pauschal nach Abwesenheit pro Tag. Unter acht Stunden wird nichts angerechnet, bei einem kompletten Tag beispielsweise 24 Euro. Die Mahlzeit an Bord des Flugzeugs kann die Pauschale kürzen. Die Richtlinie kann davon abweichend aber auch mehr genehmigen.

Ein Geschäftsreisebüro hilft mit viel Erfahrung bei der optimalen Erstellung einer Reiserichtlinie, damit darin nichts vergessen wird und faire Regeln getroffen werden. Es reist sich auch entspannter, wenn der Mitarbeiter weiß, dass er sich im genehmigten Rahmen bewegt, keine Regeln verletzt und alle Kosten erstattet bekommt.