Blogbeitrag Alexander Albert, Vorsitzender des Business Travel-Ausschusses im DRV

Wie Unternehmen mit professioneller Unterstützung auf unvorhersehbare Risiken besser reagieren können – und warum strukturiertes Travel Risk Management heute unverzichtbar ist.

Die Sicherheitslage auf Geschäftsreisen hat sich in den vergangenen zehn Jahren deutlich verändert – sowohl in ihrer Komplexität als auch in ihrer Dynamik. Unternehmen und Travel Management Companies (TMCs) sehen sich heute mit einem deutlich breiteren und volatileren Risikospektrum konfrontiert als noch vor einem Jahrzehnt. So treten zum Beispiel extreme Wetterereignisse (Starkregen, Hitzewellen, Waldbrände) häufiger auf und beeinträchtigen zunehmend Flugpläne, Mobilität und Infrastruktur. Auch politische Unruhen (z. B. Nahost, Ukraine, Nordafrika) und regional eskalierende Konflikte mit internationaler Wirkung beeinflussen Reiseaktivitäten – auch die geschäftlichen – zunehmend. Darauf im Sinne der Mitarbeitenden vorbereitet zu sein, ist für Unternehmen unerlässlich (…oder so ähnlich).

In diesen Zeiten, in denen geopolitische Spannungen, schnell wechselnde Rahmenbedingungen und unerwartete Krisen an der Tagesordnung stehen, spielt die sogenannte Duty of Care, also die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Mitarbeitende auf Geschäftsreisen abzusichern eine immer größere Rolle.. Unternehmen sind gefordert, Sicherheit auf Reisen nicht dem Zufall zu überlassen – sondern in Strukturen zu übersetzen.

Die Führsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmenden wird zudem heute stärker eingefordert als früher. Für Reisende sind politische sowie soziale Bedenken (40 %) bezüglich ihres Reiseziels die häufigsten Gründe, die sie dazu bringen, eine Geschäftsreise abzulehnen, wie der neuste SAP Concur Global Business Travel Survey 2025 herausfand. Bereits 2023 konnte die Studie belegen, dass Sicherheitsfragen vor allem die jüngeren Generationen beeinflussen. Damals gaben mehr als die Hälfte der Befragten, 53 % der Gen Z und 46 % der Millennials, an, sie würden eine Geschäftsreise ablehnen, wenn sie Sicherheitsbedenken haben – das sind signifikant mehr als innerhalb der älteren Generationen (z. B. Gen X und Baby-Boomer).

Reisende erwarten heute proaktive Sicherheitsinformationen, eine verlässliche Erreichbarkeit im Notfall – und Unterstützung durch digitale Tools wie Reise-Apps mit Push-Benachrichtigungen. Diese mobilen Anwendungen informieren beispielsweise in Echtzeit über Gefahrenlagen, Flugänderungen oder lokale Krisen – direkt aufs Smartphone. Das schafft Vertrauen und Handlungssicherheit, auch unterwegs. Reisende erwarten heute proaktive Sicherheitsinformationen, Notfall‑Erreichbarkeit und Unterstützung durch digitale Tools.

Sicherheitslücke Geschäftsreise: Wenn Unternehmen zu wenig vorbereitet sind

Trotz zunehmender globaler Risiken buchen viele Unternehmen Geschäftsreisen noch immer in Eigenregie – oft ohne strukturierte Risikoanalyse, Notfallplanung oder Zugriff auf Echtzeitinformationen. Dabei bleibt nicht nur die Frage unbeantwortet, wer im Ernstfall die Verantwortung trägt, sondern auch, wie effektiv Mitarbeitende im Krisenfall geschützt werden können.

TMCs schließen genau diese Lücke: Mit Echtzeit-Tracking von Reisenden , direkter Notfallkommunikation über 24/7-Hotlines, klar definierten Evakuierungs- und Krisenplänen, Frühwarnsystemen sowie individuellen Sicherheitsbewertungen vor Reiseantritt ermöglichen sie professionelles Travel Risk Management.

Ein besonderer Vorteil: Viele TMCs integrieren ihre Sicherheitslösungen nahtlos in eigene Apps. Über intelligente Push Notifications können Reisende rechtzeitig über lokale Entwicklungen, Sicherheitsrisiken oder Alternativrouten informiert werden. Diese Kombination aus Technologie und Fürsorge erhöht nicht nur die Reaktionsgeschwindigkeit im Krisenfall, sondern stärkt auch die Selbstbestimmtheit der Mitarbeitenden auf Reisen.

Durch die Integration dieser Services in Unternehmensrichtlinien und Compliance-Prozesse unterstützen TMCs Unternehmen nicht nur bei der „Duty of Care“ und erhöhen dadurch das Sicherheitsniveau auf Geschäftsreisen signifikant, sondern machen Reisesicherheit mess- und steuerbar. Die Verbindung zwischen technischen Innovationen und dem Schutz der Mitarbeitenden schafft zudem eine Brücke zwischen Technologie und Menschlichkeit. Denn: Geschäftsreisen beginnen nicht am Gate – sondern mit dem Vertrauen der Mitarbeitenden, dass ihr Unternehmen für ihre Sicherheit sorgt, .

Was tun, wenn die Lage kippt? Wie Unternehmen auf Geschäftsreisen absichern: 3 Beispiele

1. Unwetterwarnung & Flugausfall

Situation: Schwere Unwetterwarnung für eine wichtige Geschäftsreise, drohende Flugstreichungen und Straßensperren.

• Echtzeit‑Monitoring erkennt drohende Verspätungen und Sperrungen (Verknüpfung mit Wetter‑APIs).
• Proaktive Umbuchung über integriertes Buchungssystem der TMC, ergänzt durch Krisenhotline‑Assistance. Reisender wird automatisch auf einen früheren Zug umgebucht, noch bevor Flüge gestrichen werden. Der Reisende wird automatisch und frühzeitig über die veränderten Reisepläne informiert
• Der Mitarbeitende erreicht rechtzeitig seinen Termin – das Unternehmen umgeht teure Spesen für Hotel‑Umbuchung und minimiert Umsatzverluste.

2. Medizinischer Notfall in abgelegener Region

Situation: Mitarbeitender in einer ländlichen Zone erleidet plötzlich einen schweren allergischen Schock.

• Standortfreigabe in der TMC‑App erlaubt sofortige Geolokalisierung.
• Krisenhotline kontaktiert lokalen Rettungsdienst, sorgt für englischsprachige Notfall‑Übersetzung. Rettungshubschrauber erreicht den Patienten binnen 45 Minuten.
• Intensivtransport zum nächstgelegenen Krankenhaus ist organisiert, Kollegen werden psychologisch betreut – und das Unternehmen erhält laufende Updates zum Zustand des Mitarbeitenden.

3. Eskalation grenznaher Unruhen

Situation: In einer Küstenstadt nahe einem politisch instabilen Nachbarland kommt es zu gewaltsamen Zusammenstößen und Straßensperrungen. Mehrere Mitarbeitende befinden sich auf Dienstreise in Hotels und Konferenzzentren in der Innenstadt.

• Lokales Echtzeit‑Risiko‑Monitoring schlägt Alarm, sobald erste Sicherheitswarnungen und Medienberichte eintreffen.
• Geofencing‑Benachrichtigungen warnen alle registrierten Reisenden sofort per Push‑Notification.
• Die 24/7‑Krisenhotline aktiviert lokale Sicherheitspartner und koordiniert mit Unternehmenssecurity vor Ort.

1. 1. Sofortige Kontaktaufnahme: Das TMC‑Crisis‑Team ruft jeden Mitarbeitenden an, um den aktuellen Standort und Gesundheitszustand abzufragen.
   2. Exakter Lageplan: Mithilfe digitaler Karten und Live‑Berichten werden sichere Evakuierungsrouten festgelegt – etwa über weniger betroffene Vororte oder Hafenanlagen.
   3. Sammelpunkte & Transfers: Fahrer und Fahrzeuge werden vorab an festgelegte Treffpunkte entsandt, um Mitarbeitende per Kleinbus oder Taxi aus der Gefahrenzone herauszuholen.
   4. Temporäre Unterbringung: In einer nicht betroffenen Küstenstadt sind Notunterkünfte bzw. Zwischenhotels reserviert, um Übernachtungen und Versorgung sicherzustellen.