Die Welt des Geschäftsreisens hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Die Zeiten, in denen Unternehmen allein durch verhandelte Sonderraten dauerhaft günstig unterwegs waren, sind vorbei. Volatile Märkte, schwankende Preise und die zunehmende Digitalisierung haben das Travel Management komplexer, aber auch strategisch bedeutsamer gemacht. Nie war es so wichtig, die richtigen Instrumente einzusetzen, um Kosten zu steuern und zugleich die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden zu berücksichtigen.
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Reiserichtlinien strikter auszulegen und gleichzeitig flexibel genug zu bleiben, um auf kurzfristige Marktveränderungen reagieren zu können. Wer die Kosten im Griff behalten will, muss einerseits zentralisierte Buchungsprozesse etablieren und andererseits moderne Technologien nutzen, die weit über klassische Buchungssysteme hinausgehen. Genau hier kommen Travel Management Companies (TMCs) ins Spiel, die sich längst von reinen Dienstleistern zu strategischen Partnern entwickelt haben.
Von fixen zu dynamischen Preisen
Eine der größten Veränderungen betrifft das Thema Preisgestaltung. Während früher vor allem verhandelte Raten im Vordergrund standen – sei es bei Airlines, Hotels oder Mietwagenanbietern –, setzt sich zunehmend das Prinzip des Dynamic Pricing durch. Statt fester Preise kommen tagesaktuelle, oft stark schwankende Tarife zum Einsatz. Für Unternehmen eröffnet dies Chancen, birgt aber auch Risiken. Denn es reicht nicht, einfach die günstigste Rate zu wählen. Entscheidend ist, die Qualität der Leistung, mögliche Restriktionen und die Gesamtbetriebskosten einer Reise im Blick zu behalten. Oft sind die verhandelten Hotelraten beispielsweise nicht korrekt im System hinterlegt und werden dann falsch geladen.
Hier zeigt sich der Mehrwert einer TMC: Sie überprüft die Raten und stellt sicher, dass diese auch korrekt bei einer Buchung geladen wurden. Zudem kann sie über moderne Technologien verschiedene Buchungskanäle miteinander vergleichen, darunter klassische GDS-Systeme, Direktanbindungen zu Airlines (beispielsweise NDC-Tarife) oder Hotelketten sowie öffentlich verfügbare Internet-Tarife. So lassen sich dynamische Preise mit verhandelten Raten abgleichen – und oft entstehen genau daraus die besten Einsparpotenziale.
Praxisbeispiel: Dynamische Hoteltarife nutzen
Ein mittelständisches Beratungsunternehmen hatte für ein bestimmtes Vier-Sterne-Hotel in Frankfurt eine verhandelte Firmenrate von 145 Euro pro Nacht. Über die TMC wurde zusätzlich regelmäßig der Internetmarkt geprüft. Dabei stellte sich heraus, dass das gleiche Hotel an mehreren Tagen pro Monat dynamische Raten zwischen 110 und 125 Euro anbot – allerdings nur bei Buchung über einen Direktkanal. Durch die Integration dieser dynamischen Preise in das Buchungssystem konnte das Unternehmen innerhalb eines Jahres knapp 18.000 Euro einsparen, ohne die Hotelkategorie zu wechseln.
Doch es geht längst nicht nur um den Preis. Strategisches Travel Management bedeutet heute vor allem Transparenz. Unternehmen müssen wissen, wo ihr Reisebudget tatsächlich hinfließt, welche Buchungen sich lohnen und wo es Optimierungsmöglichkeiten gibt. Moderne Reporting-Tools liefern dafür die Grundlage. Sie zeigen nicht nur Ausgaben und Buchungsmuster, sondern auch CO₂-Emissionen oder die Einhaltung von Reiserichtlinien. Diese Daten sind Gold wert – sowohl für die interne Steuerung als auch für anstehende Verhandlungen mit Leistungsträgern. Wer weiß, wie viel Geld auf welchen Strecken oder bei welchen Hotels ausgegeben wird, verhandelt einfach besser. Auch hier kann sich die Arbeit mit einer TMC schnell rechnen.
Praxisbeispiel: Zentralisierung von Buchungen senkt Flugkosten
Ein internationaler Maschinenbau-Unternehmen nutzte bisher verschiedene Buchungswege gleichzeitig. Teilweise buchten die Mitarbeitenden auch direkt bei den Vertragspartnern. Dadurch war ein vollständiges Reporting kaum umsetzbar. Nach der Umstellung auf eine zentrale TMC-Lösung stellte sich heraus, dass das Unternehmen bei Europaflügen viele teurere flexible Tickets buchte, obwohl der Großteil der Reisen gar nicht storniert oder umgebucht wurde. Nach Analyse der Stornoraten konnte die Firma gezielt auf günstigere Tarife umsteigen – die Einsparung betrug innerhalb eines Jahres über 12 Prozent der innereuropäischen Flugkosten.
Ein weiteres Argument für ein strategisch geführtes Travel Management ist die zentrale Buchung. Sie sorgt nicht nur für bessere Konditionen, sondern auch für mehr Sicherheit. Unternehmen müssen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen, vor allem in Krisenzeiten. Nur wer weiß, wo sich seine Reisenden befinden, kann im Ernstfall schnell reagieren. Auch dabei spielt die TMC eine Schlüsselrolle: Sie bündelt die Daten und ermöglicht ein präzises Traveller Tracking.
Fazit: Ganzheitliches Steuerungsinstrument statt reiner Kostenbremse
Am Ende führt kein Weg daran vorbei, Travel Management als ganzheitliches Steuerungsinstrument zu begreifen. Es geht längst nicht mehr nur darum, kurzfristig Reisekosten zu senken. Vielmehr ist es ein strategischer Hebel, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu sichern, Compliance-Vorgaben einzuhalten und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Der Schlüssel liegt in der richtigen Balance zwischen verhandelten Raten und dynamischen Preisen, zwischen Technologie und persönlicher Beratung, zwischen Kostenkontrolle und Reisekomfort.
