Veraltete Tools, manuelle Abläufe und fragmentierte Reiseprozesse kosten Zeit und Geld – und sind für viele Unternehmen längst nicht mehr tragbar. Denn der Druck steigt: Neben strengen EU-Vorgaben und wachsendem Kostendruck gilt es, Geschäftsreisen so zu organisieren, dass sie effizient, transparent und flexibel auf die heutigen Arbeitsrealitäten der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Dafür braucht es klar strukturierte, digitale Prozesse – auch und gerade im Bereich Geschäftsreisen.
Digitalisierung entlang der gesamten Reisekette
Genau hier setzen Travel Management Companies (TMCs) an: Sie liefern integrierte End-to-End-Lösungen, die alle Schritte einer Geschäftsreise digital abbilden – vom Reiseantrag über die Buchung und Genehmigung, dem Austausch/Kommunikation mit dem Reisenden bis hin zu Reporting, CO₂-Tracking, Abrechnung und Reisedatenanalyse. Das Besondere: Alle Informationen und Prozesse laufen in einer einheitlichen Systemumgebung zusammen – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.
Statt fragmentierter Tools oder Excel-Listen setzen moderne TMCs auf plattformbasierte Lösungen, in denen Reiseprofile zentral gepflegt, Budgets automatisch geprüft und Richtlinienregelungen direkt eingebunden und umgesetzt werden. Digitale Freigabeprozesse sorgen für mehr Geschwindigkeit und Klarheit – insbesondere bei kurzfristigen Buchungen oder bei Eskalationen.
Auch das Content Management – also der Zugriff auf verfügbare Flüge, Hotels und Bahnverbindungen – wird zentral gesteuert. Durch die Integration von Direct Booking Channels (NDC, Bahnportale, Hotelplattformen) und globalen Distributionssystemen (GDS) wird der verfügbare Content in Echtzeit synchronisiert, angereichert und nutzerfreundlich dargestellt – über Online Booking Tools (OBTs) oder mobile Apps.
TMCs als Enabler: Mehr als Technik
Digitalisierung senkt nicht nur Kosten, sondern steigert auch Transparenz, Planungssicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit – vorausgesetzt, sie wird ganzheitlich umgesetzt. Genau hier entfaltet sich der volle Nutzen von TMCs.
Sie bieten nicht nur technische Lösungen, sondern auch strategische Beratung: etwa bei der Digitalisierung, der Einführung automatisierter Workflows oder der Einbindung von Drittanbietern wie Expense- oder HR-Systemen. Über Dashboards und Analyse-Tools erhalten Unternehmen in Echtzeit Einblick in Ausgaben, CO₂-Verbrauch und Buchungsverhalten – eine wichtige Grundlage für Steuerung und Optimierung.
Travel-Apps und mobile Buchungslösungen sorgen zudem für maximale Flexibilität unterwegs, während automatisierte Warnsysteme und Tracking-Tools das Thema Sicherheit und Fürsorgepflicht (Duty of Care) auf ein neues Niveau heben.
Noch Luft nach oben: Wo Unternehmen aktuell stehen
Trotz dieser Potenziale arbeiten viele Unternehmen noch mit isolierten Systemen, papierbasierten Prozessen oder uneinheitlichen Freigabestrukturen. Der Aufwand ist hoch, die Fehleranfälligkeit ebenfalls – und das auf Kosten der Effizienz und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Ein Schlüsselfaktor im digitalen Wandel ist Künstliche Intelligenz (KI). Laut einer aktuellen GBTA-Erhebung plant fast jedes zweite Unternehmen (49 %), seine Investitionen in digitale Technologien in naher Zukunft deutlich zu erhöhen – ein klares Signal für den Wandel.
KI wird zunehmend zur treibenden Kraft: von intelligenten Buchungsempfehlungen über automatisierte Reisekostenprüfungen bis hin zur Analyse von Reisedaten zur Optimierung des gesamten Programms. Auch Chatbots zur Mitarbeiterbetreuung oder Tools zur Betrugserkennung werden bereits in vielen Pilotprojekten getestet.
Aktuell setzen zwar erst 14 % der Unternehmen KI aktiv in ihren Reiseprogrammen ein, doch der Trend zeigt klar nach oben. Der Anstieg um acht Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahr unterstreicht das zunehmende Interesse – und den Handlungsbedarf.
