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Als Arbeitgeber haben Sie gegenüber Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine Fürsorgepflicht. Sie ist Teil des Arbeitsvertrags – auch wenn sie darin nicht explizit auftaucht. Ziel der Fürsorgepflicht ist es, die Gesundheit und das Wohlergehen der Mitarbeitenden zu schützen und den Arbeitsplatz zu einem sicheren Ort für alle zu machen. Egal, ob sich dieser im Büro, auf dem Bau oder temporär im Zug oder Hotel befindet.

Dienstreisen werden zunehmend zu einer Frage der Unternehmenskultur. Denn schließlich sind sie der Motor, der dafür sorgt, dass Firmen ihre Ziele erreichen, Mitarbeitende in Krisenzeiten Halt bekommen, sich wohlfühlen, engagiert einsetzen und nicht kündigen.

Dienstreisen eine spezielle Herausforderung

Gerade wenn ein Unternehmen seine Beschäftigten auf Reisen schickt, hat es dafür zu sorgen, dass ihre Sicherheit und Gesundheit gewährleistet sind. Und das beginnt nicht erst mit dem Reiseantritt, sondern bereits im Vorfeld: Firmeninterne Reiserichtlinien geben den Mitarbeitenden klare Vorgaben und eine Struktur. Sie sorgen im Notfall dafür, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wissen, wie sie agieren sollen und an wen sie sich wenden können. Unternehmen sollten deshalb ein zentrales Management sämtlicher Geschäftsreiseprozesse schaffen und außerdem notwendige Strukturen für die Buchungsprozesse etablieren. Das garantiert nicht nur, dass Reisebudgets und unternehmensspezifische Richtlinien eingehalten werden, sondern sorgt auch dafür, dass Arbeitgeber jederzeit wissen, wo sich die Mitarbeitenden aufhalten. Insbesondere in Notfällen, wie beispielsweise Erdbeben oder Anschlägen, ist dies eine essenzielle Information.

Stresslevel gering halten

Eine aktuelle DRV-Umfrage belegt: Die Organisation von Geschäftsreisen stellt für Business-Traveller eine Herausforderung dar. Von den befragten Reisenden gaben 40 Prozent an, dass sie dabei vor Problemen stehen. Dazu gehört nicht nur effektives Zeitmanagement für Meetings, sondern auch die Wahl des richtigen Transportmittels, um pünktlich anzukommen. Fast jeder Fünfte der Befragten verspürt Zeitdruck während seiner Reise. Kommt auch noch zusätzlicher Stress durch schlechte Organisation und mangelnde Erreichbarkeit des Arbeitgebers dazu, wirkt sich das auch auf die Leistung des Mitarbeitenden aus.

Wollen Unternehmen innovative und nachhaltige Mobilitätskonzepte einführen und die Geschäftsreiseprozesse verbessern, braucht es für die Planung, Buchung, Abrechnung und Erstattung entstandener Kosten eine mobile Anwendung, die schnell und einfach zu handhaben ist. Digitale Tools können hier helfen: zum Beispiel Apps zur Buchung der Geschäftsreise, mit denen weltweit alle Flugdaten jederzeit abrufbar sind und die dank einer Live-Karte minutengenau zeigen, wann Flieger landen oder starten. Auch Belege und Tickets können dank mobiler Anwendungen direkt erfasst und elektronisch hinterlegt werden. Davon profitieren nicht nur die Reisenden, denn ihnen bleibt das Sammeln von Quittungen erspart. Es vereinfacht auch die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung.

Kompetent und effektiv

Externe Reiseprofis für Geschäftsreisen übernehmen alle Aspekte bei der Planung einer Geschäftsreise – von der Zusammenstellung der Reiseroute bis zur Suche nach günstigen Flug- und Unterkunftsangeboten. Für Unternehmen mit vielen oder regelmäßig Reisenden lohnt sich dieser Service in jedem Fall. Denn die Profis in den Reisebüros stellen sicher, dass Geschäftsreisen kosteneffizient und sicher sind. Und sie vermeiden Reibungspunkte, die normalerweise bei der Buchung auftreten können, indem sie gerade auch bei komplizierten Reisen den aufwändigen Teil der Buchung übernehmen. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Reiserichtlinien des Unternehmens eingehalten werden.

Work-Life-Balance – auch auf Dienstreisen

Doch Unternehmen können noch mehr tun, um den Stresslevel zu senken: Sport- und Wellnessangebote im Hotel sollten ohne Zusatzkosten für die Geschäftsreisenden zur Verfügung stehen. Denn sie stärken nicht nur den Körper, sondern verbessern auch die mentale Gesundheit der Beschäftigten.

Das alles zusammen nimmt Stress aus der Planung und verhindert Unsicherheiten während der Reise. Doch das Wichtigste für Unternehmen und auswärts arbeitende Mitarbeitende: Bleiben Sie immer in Verbindung. So weiß der Arbeitgeber, was am Zielort vor sich geht – und der Arbeitnehmer kann sich bei Unsicherheiten immer auf seinen Arbeitgeber berufen und verlassen.