Geschäftsreisen tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. In Sachen Effizienz gibt es allerdings häufig noch Verbesserungspotenzial. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Geschäftsreisenden so zu unterstützen, dass sie unterwegs produktiver und effektiver arbeiten können und entspannter zum Ziel kommen.
Hier sind praktische Tipps für die Reiseorganisation, die Ausstattung der reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie nützliche Apps.
Reiseorganisation:
1. Frühzeitige Planung
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Geschäftsreisen frühzeitig zu planen. Dadurch können sie ihre Termine besser koordinieren und zugleich von günstigeren Flug- und Hoteloptionen profitieren. Eine rechtzeitige Reiseplanung hilft auch dabei, unnötige Reisezeiten zu vermeiden.
2. Reiserichtlinien festlegen
Definieren Sie eine klare Reiserichtlinie, die den Mitarbeitenden die Entscheidungsfindung erleichtert und hilft, Ihre Reisekosten im Griff zu behalten. Legen Sie beispielsweise fest, dass Reisen, wenn möglich mindestens 14 Tage im Voraus zu buchen sind, auf welchen Strecken oder ab welcher Entfernung eine Bahnfahrt einem Flug ggf. vorzuziehen ist, welche Preisobergrenzen bei Hotelbuchungen zu beachten und welche Wagenkategorien bei Mietwagen zu buchen sind. Auch wichtig für Ihre Mitarbeitenden zu wissen, wer die bevorzugten Anbieter sind, mit denen etwaige Rahmenverträge bestehen.
3. Zentrale Buchungsplattform
Stellen Sie eine Online-Buchungsplattform für Geschäftsreisen bereit. Dadurch haben Ihre Mitarbeitenden nicht nur Zugriff auf eine Übersicht der verfügbaren Flüge, Hotels, Mietwagen etc., sondern die o.g. Reiserichtlinie kann hier komfortabel hinterlegt werden, was ihre Einhaltung quasi „automatisch“ sicherstellt. Darüber hinaus können etwaige Genehmigungsverfahren sehr effizient mit entsprechenden Reise-Anlässen, Preisobergrenzen etc. verknüpft werden.
Ausstattung der Mitarbeitenden:
4. Mobile Arbeitsgeräte
Statten Sie Ihre Geschäftsreisenden mit leistungsstarken mobilen Arbeitsgeräten wie Laptops oder Tablets aus, die auch eine sichere Verbindung zu heimischen Unternehmensdaten ermöglichen. Dadurch können die Reisenden auch unterwegs effizient arbeiten und haben Zugriff auf wichtige Dokumente, E-Mails und Daten. Um eine zuverlässige Internetverbindung während der Reise zu gewährleisten, bietet sich auch die Bereitstellung von mobilen Hotspots an.
5. Reisezubehör
Versorgen Sie Ihre Mitarbeitenden mit praktischem Reisezubehör, wie bequemen Bluetooth-Kopfhörern, einem Reiseadapter für Steckdosen oder einem Sichtschutz für mobile Geräte. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Arbeitsumgebung auch unterwegs optimal zu gestalten und störende Faktoren zu minimieren.
6. Digitale Notiz- und Organisationswerkzeuge
Legen Sie Ihren Mitarbeitenden die Verwendung digitaler Notiz- und Organisationswerkzeuge ans Herz. Mit Apps wie Evernote oder Trello können sie ihre Aufgabenlisten verwalten, Notizen erstellen und wichtige Informationen speichern. Eine gut organisierte Arbeitsweise fördert die Effizienz auf Geschäftsreisen.
Nützliche Apps für unterwegs:
7. Reiseplanungs-Apps
Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitenden Reiseplanungs-Apps wie ADAC TMS Mobility App, Amex GBT Mobile (Amex GBT), TripSource (BCD Travel), DTS Mobility Manager (DERPART), Egencia-App oder LCC Travel Assistant (Lufthansa City Center). Diese Anwendungen ermöglichen es, Flug- und Hotelbuchungen sowie Reisekosten an einem Ort zu verwalten. Durch automatische Aktualisierungen und Benachrichtigungen behalten Ihre Mitarbeitenden den Überblick über ihre Reise und können stressfrei reisen.
8. Produktivitäts-Apps
Ermutigen Sie Ihre Geschäftsreisenden, Produktivitäts-Apps wie Microsoft Office oder Google Workspace auf ihren mobilen Geräten zu nutzen. Mit diesen Apps können sie Dokumente bearbeiten, Präsentationen erstellen und E-Mails effizient verwalten, auch wenn sie nicht im Büro sind.
9. Reise- und Verkehrsinformations-Apps
Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitenden Apps wie Google Maps oder Waze, um sich über Verkehrsbedingungen und Routenplanung zu informieren. Diese Apps bieten Echtzeit-Verkehrsinformationen und alternative Routenvorschläge, um Staus zu vermeiden und die Reisezeit zu optimieren.
Durch diese Tipps können Sie dazu beitragen, dass Geschäftsreisende produktiver arbeiten und so den Firmenumsatz steigern. Für eine individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen steht Ihnen Ihr Geschäftsreisebüro zur Verfügung. Gemeinsam finden Sie die besten Wege, um die Effizienz und Transparenz unterwegs und damit den Erfolg Ihres Unternehmens weiter zu optimieren.
