Reiserichtlinien sind interne Regelwerke, die die Organisation von Geschäftsreisen standardisieren und vereinfachen. Sie enthalten wichtige Informationen zur Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Klar und verständlich formuliert, entlasten sie alle Beteiligten und geben Orientierung.

Inhalte einer Reiserichtlinie:

• Planung

• • Genehmigungs-, und Buchungsprozesse/-kanäle
  • Arbeits- und Reisezeiten
• Buchung

• • Auswahl von Unterkünften und Transportmitteln
  • Buchungswege, z.B. über ein Geschäftsreisebüro
• Bezahlung

• • Regeln zur Spesenabrechnung
  • Zahlungsmethoden
• Reisekostenabrechnung

• • Verfahren zur Abrechnung von Reisekosten
  • Erstattung von Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegung

Mit einer Travel Policy wissen Mitarbeitende schon vor Reiseantritt, welche Kosten das Unternehmen trägt und welche nicht. Das schafft Transparenz und fördert Vertrauen.

Zudem gewinnen Reiserichtlinien in Zeiten des Fachkräftemangels an Bedeutung, da sie Orientierung bieten und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.

Gleichzeitig entsteht ein modernes Arbeitsklima, in dem die Bedürfnisse der Arbeitskräfte ernst genommen werden und die Umwelt geschont wird. All das hilft, den heute vorhandenen hohen Ansprüchen an eine nachhaltige Firmenkultur zu entsprechen und auch jüngere Generationen an das Unternehmen zu binden.

Warum Reiserichtlinien wichtig sind

Reiserichtlinien bieten viele Vorteile im täglichen Geschäft. Sie vermeiden wiederholte Fragen und ermöglichen den Mitarbeitenden, ihre Reisen im gegebenen Rahmen flexibel zu organisieren. Voraussetzung ist, dass alle wissen, wo die Richtlinien zu finden sind und wie sie schnell darauf zugreifen können.

Eine Travel Policy hilft zudem, Fehlbuchungen und unvorhersehbare Kosten zu minimieren. Dies beugt möglichem Stress und Frust bei der Abrechnung vor. Nicht zuletzt bieten Reiserichtlinien Unternehmen mehr Kontrolle über die Ausgaben für Geschäftsreisen.

Mit diesen 6 Tipps werden Reiserichtlinien zum Erfolg:

1.) Mitarbeitende einbeziehen: Vermeiden Sie es, durch zu viele Einschränkungen das Interesse der Beschäftigten für das Regelwerk zu verlieren. Gehen Sie stattdessen in den Austausch mit Mitarbeitenden und berücksichtigen Sie ihre Erfahrungen. Das Einbeziehen ihrer Vorschläge erleichtert es den Reisenden, die Richtlinien im Buchungsprozess einzuhalten. Mit regelmäßigen Feedback-Schleifen bleiben die Regeln nah an den Bedürfnissen der Menschen.

2.) Digitale Tools nutzen: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende das Regelwerk schnell und unkompliziert finden können. Ein FAQ-Bereich bietet zusätzliche Unterstützung, um häufige Stolpersteine bei der Buchung zu vermeiden. Noch einfacher wird es, wenn Sie ein Buchungstool nutzen, das die jeweilige Richtlinie automatisch abbildet und den Buchenden damit die Sicherheit gibt, das gewünschte Regelwerk auch tatsächlich einzuhalten.

3.) Klar kommunizieren: Kommunizieren Sie Reiserichtlinien verständlich und teilen Sie Änderungen mit. Klären Sie Mitarbeitende über die Kostenstrukturen auf und stellen Sie Transparenz her, warum bestimmte Regeln existieren. Nach dem KISS-Prinzip: Keep it simple and stupid. Das fördert die Akzeptanz der Richtlinien.

4.) Attraktivität steigern: Entwickeln Sie die Richtlinien und Angebote an den Bedürfnissen auch jüngerer Arbeitnehmer, die zunehmend Wert auf Work-Life-Balance legen. Dies kann flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit der Telearbeit oder die Verbindung einer Geschäftsreise mit dem Urlaub umfassen.

5.) Trends nutzen: Erkennen Sie das Potenzial von nachhaltigen Mobilitätskonzepten, die das Reisen umweltfreundlicher und effizienter gestalten. Flexible Arbeitsmodelle wie Bleisure Travel – die Verbindung von Geschäftsreisen (Business) mit Freizeitaktivitäten (Leisure) – oder Workation, also das Arbeiten an einem Urlaubsort, können beispielsweise helfen, Reisen nach ökologischen Aspekten zu optimieren. Wenn möglich, erweitern Sie die Reiserichtlinien entsprechend.

6.) Nachhaltigkeitsinformationen einbeziehen: Integrieren Sie Nachhaltigkeitskriterien in Ihre Reiserichtlinien. Achten Sie auch auf die Auswahl nachhaltiger Reiseziele und Unterkünfte. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden auf CO2-sparende Reisevarianten hin und schaffen Sie Anreize, die nachhaltigere Option zu buchen. Zudem können Sie durch das Bündeln von Terminen und Fördern verantwortungsvollen Verhaltens vor Ort die Umweltbelastung weiter reduzieren.

Weit mehr als nur ein Regelwerk

Reiserichtlinien sind also nicht nur ein Regelwerk, sondern eine Chance, das Arbeitsumfeld zu verbessern und eine nachhaltige Unternehmenskultur (CSR) zu prägen. Indem Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen und moderne Ansätze wie Workation integrieren, können sie ein positives Arbeitsklima schaffen und sich als attraktive Arbeitgeber positionieren. Travel Management-Unternehmen stehen dabei gerne beratend zur Seite, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.